SETIAP perusahaan tentu memiliki beberapa divisi yang bekerja pada setiap bidangnya guna mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efesien.
Pada tingkat tertentu, setiap divisi tidak mampu untuk mengelola kerarsipan secara baik dan benar. Padahal arsip merupakan nyawa bagi perusahaan untuk maju dan berkembang baik secara internal maupun eksternal. Maka, arsip itu harus dikelola dengan baik dan benar.
Pentingnya arsip di organisasi
Arsip dapat dikatakan sebagai idetitas dan jati diri suatu organisasi.
Arsip berisi data dan informasi yang berkenaan dengan salah satu kegiatan yang dilaksanakan oleh manajer, pegawai, dan semua unit kerja serta kegiatan baik yang direncanakan maupun tidak direncanakan.
Arsip sebagai memori membantu ingatan acuan dan bahan pertanggungjawaban kehidupan atau kehidupan organisasi. Dengan adanya arsip dapat membantu manusia untuk mengingat setiap kegiatan atau peristiwa yang terjadi dalam organisasi jika sewaktu – waktu para anggota organisasi lupa.
Arsip menjadi acuan bagi pejabat di saat membuat laporan kerja. Arsip yang didalamnya terkandung data dan informasi tentang SDA, proses kerja, hasil kerja, dan pencapaian tujuan organisasi bisa menjadi bahan pertanggungjawaban kehidupan dan pencapaian organisasi.
Arsip membantu penyelenggaraan organisasi baik untuk menetapkan kebijakan organisasi maupun untuk melakukan pembinaan atau pengembangan dan pengelolaan organisasi.
Artinya, arsip dapat digunakan untuk membuat kebijakan di organisasi dalam rangka membuat alternatif dan memilih keputusan untuk menyelesaikan suatu masalah. Arsip juga bisa membantu dalam pengembangan suatu organisasi.
Kearsipan diatur oleh Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Pengelolaan kearsipan tidak boleh sembarangan, karena sudah diatur dengan prosedur yang berlaku.
Berikut ini langkah – langkah untuk menyimpan arsip di dalam organisasi :
- Membuat indeks yang sesuai dengan sistem penyimpanan dengan memberi nama orang, nama perusahaan, nama tempat angka, dan lainnya.
- Dokumen dapat diberi kode, nama kode pada kata indeks yang dipilih dengan warna mencolok.
- Sebelum disimpan, dokumen dapat dikelompokkan dalam map atau sejenisnya dan diberi judul setiap kelompok menurut tanggal.
- Dokumen disiimpan atau ditempatkan di lemari arsip yang diberi label.
Dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan jati diri dari organisasi. Arsip berisi data dan informasi yang berkaitan dengan organisasi yang mengandung informasi tentang SDA, proses kerja, dan hasil kerja dalam mencapai tujuan organisasi. Karena itu, pengolahan dan penyimpanan arsip harus dilakukan sesuai dengan prosedur.
