PROSES pembuatan arsip pada Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah (KPUAD) Kota Semarang sebagai awal proses kegiatan pengelolaan arsip sudah dilaksanakan secara baik dan telah sesuai dengan teori yang ada.
Semua konsep surat keluar dibuat oleh satuan kerja pengolah. Pengolah sebagai pembuat arsip langsung membuat arsip setelah adanya intruksi pembuatan arsip yang berupa surat tanggapan.
Penciptaan arsip tidak hanya berasal dari pembuatan arsip, akan tetapi juga berasal dari luar lembaga. Dalam hal ini, berarti penerimaan arsip biasanya berhubungan dengan surat-surat masuk yang diterima oleh instansi. Penerimaan semua surat harus terlebih dahulu masuk di bagian umum.
Prosedur pencatatan dan pendistribusian surat adalah dengan menggunakan kartu kendali surat keluar. Kartu kendali surat yang dimiliki kantor ini berjumlah dua, yaitu kartu surat masuk dan kartu surat keluar. Masing-masing rangkap tiga, pertama berwarna putih, kedua berwarna kuning, dan yang ketiga berwarna merah jambu.
Langkah dalam pencatatan dengan kartu kendali adalah memeriksa surat, baik itu surat masuk maupun surat keluar. Menentukan kode klasifikasi berdasarkan permasalahan, masing-masing kode pokok klasifikasi terdapat sub-sub kode pokok lagi.
Tahap berikutnya pencatatan pada kartu kendali. Kolom-kolom yang kosong harus diisi berdasarkan isi surat. Surat yang akan dikirim keluar diberi stempel dari pimpinan, diberi amplop, kemudian dikirim. Surat yang masuk, dilanjutkan kependistribusian.
Pelayanan peminjaman arsip hanya dengan ucapan lisan saja kepada pengelola arsip. Selanjutnya oleh pengelola arsip mencari arsip yang dimaksud. Jika sudah ketemu, maka langsung diserahkan kepada peminjam.
Pada prosedur yang dilakukan ini belum menggunakan kartu pinjam arsip pada peminjaman arsip. Bukti telah mengembalikan hanya ditulis di buku bantu yang dimiliki oleh pengelola arsip. Arsip-arsip disini bersifat terbuka, yang berarti dapat dipinjam oleh pengguna yang membutuhkan, yang memiliki akses terhadap arsip. Biasanya pengguna arsip atau peminjam arsip, meminjam untuk menindak lanjuti surat yang kemarin-kemarin atau yang dulu, atau yang masih ada sangkutan atau hubungan dengan arsip-arsip yang dulu.
Kegiatan temu kembali arsip juga belum memanfaatkan kartu kendali arsip. Penggunaan kartu kendali masih belum optimal. Kartu kendali hanya disimpan pada kardek. Ini menunjukkan bahwa penggunaan kartu kendali masih belum dimanfaatkan secara optimal pada Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Semarang. Hal ini membuktikan bahwa prosedur peminjaman dan penemuan kembali masih belum benar dan belum sesuai dengan aturan yang ada.
Kegiatan pemberkasan melalui tiga tahap yaitu memeriksa, mengindeks, dan menyimpan surat. Seharusnya disamping tiga prosedur tersebut masih ada prosedur lain yang harusnya dilakukan, tetapi malah tidak dilakukan.
Seharusnya setelah mengindeks, kemudian memberi tanda pada surat yang akan disimpan. Tanda ini diberikan dengan warna yang mencolok pada kata tangkap yang dijadikan indeks. Kemudian dilanjutkan menyortir surat, yaitu mengelompokkan surat-surat agar mudah ketika menyimpan.
Tahap selanjutnya adalah menyimpan arsip. Ini menunjukkan bahwa prosedur pemberkasan arsip dinamis pada kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Semarang masih belum mengikuti aturan yang ada. Kecepatan tindakan yang dilakukan oleh pengelola arsip cukup baik, dapat terlihat ketika ada surat yang datang untuk disimpan, langsung dikerjakan.
Kegiatan pemberkasan dimaksudkan untuk memperoleh informasi arsip yang akan disimpan. Informasi arsip berbentuk daftar berkas yang sekurang-kurangnya memuat data, yaitu unit pengolah, nomor berkas, kode klasifikasi, uraian informasi berkas, tahun, jumlah, dan keterangan.
Di kantor Perpustakaan Daerah dan Arsip Daerah Kota Semarang menggunakan petunjuk klasifikasi yag sudah disediakan oleh Pemerintah. Klasifikasi ini menggunakan kode angka dan huruf untuk membedakan masalah dalam penataan arsip. Kode tersebut masih dapat diperinci lagi.
Penataan didasarkan atas dasar kode klasifikasi yang ada pada buku pedoman klasifikasi. Daftar arsip inaktif dibuat ketika akan melakukan pemindahan arsip ke depo arsip. Daftar arsip inaktif juga disimpan kembali sebagai arsip. Ini untuk mengantisipasi jika suatu hari ada pihak yang mempertanyakan suatu arsip.
Kegiatan penataan yang dilaksanakan di instansi ini sudah cukup membuktikan bahwa kegiatan penataan pada kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Semarang sudah cukup baik mulai dari tempat penyimpanannya dan ruangan penyimpanannya.
Pengorganisasian arsip yang diterapkan dalam penyimpanan adalah azaz sentralisasi , yaitu terpusat yang berada pada kantor bagian TU. Ruang penyimpanan arsip bersih dan terhindar dari debu jalan raya. Ruang diberi AC agar suhu dalam ruangan tetap stabil, tidak terlalu kering, dan tidak terlalu lembab. Pencahayaannya juga cukup baik karena sinar matahari tetap dapat masuk meskipun tetap menggunakan lampu sebagai pencahayaannya yang sama.
Ruang penyimpan juga sudah baik dan didukung oleh pengelola arsip yang cukup cekatan. Terlihat ketika ada surat yang datang untuk disimpan, langsung disimpan. Tempat penyimpanan menggunakan filling cabinet. Satu laci filling cabinet untuk arsip satu tahun.
Alih media masih belum dibutuhkan oleh kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Semarang. Padahal dengan adanya alih media, pengolahan arsip dapat dilakukan secara efisien dan efektif. Alih media juga dapat memperluas tempat penyimpanan. Karena sebagian arsip sudah berada pada memori computer.
Pemeliharaan arsip yang baik belum tentu memberikan hasil yang baik juga. Karena masih ada saja arsip yang rusak terkena rayap. Untuk pemeliharaan arsip yang rusak dapat dilakukan dua penanganan. Pertama, menambal bagian yang rusak. Dan kedua, hanya dibersihkan saja bagian yang rusak.
Tahap selanjutnya penyusutan. Dalam tahap ini , belum diadakan jadwal retensi arsip (JRA) untuk penyusutan arsip dinamis. Pengelola arsip hanya membuang arsip yang tidak dibutuhkan lagi. Arsip-arsip yang biasanya dibuang adalah seperti surat undangan yang sudah berumur satu minggu dan sudah ditanggapi. Kegiatan ini dilakukan agar tempat penyimpanan tidak penuh.
Kegiatan pemusnahan dilakukan di depo arsip. Di depo arsip, pemusnahan dilakukan dengan baik dan benar. Arsip yang dikirim diseleksi dengan mengadakan jadwal retensi arsip. Pengadaan jadwal retensi arsip ini sebelumnya harus mengajukan proposal kegiatan terlebih dulu, yaitu satu tahun sebelum kegiatan dilaksanakan.
Kegiatan selanjutnya setelah pembuatan jadwal retensi arsip adalah penyeleksian arsip. Arsip yang masih harus disimpan, dipisahkan dengan arsip yang akan dimusnahkan. Langkah selanjutnya menyusun daftar arsip yang akan dihanguskan, lalu pembuatan berita acara kegiatan pemusnahan arsip, dan mengundang saksi-saksi untuk kegiatan. Pemusnahan arsip dilakukan setelah tahap-tahap ini selesai dilaksanakan.
Berdasarkan hasil pembahasan tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa penciptaan arsip itu berupa penerimaan dan pembuatan arsip. Penggunaan arsip meliputi kegiatan pelayanan peminjaman dan temu kembali. Peminjaman arsip belum menggunakan kartu pinjam arsip. Pemeliharaan meliputi pemberkasan, tahap, penataan, penyimpanan, dan ahli media. Tahap pemberkasan hanya menerapkan tiga tahap, yaitu memeriksa, menindeks, dan menyimpan arsip.
Penyusutan meliputi kegiatan pemindahan dan pemusnahan arsip. Penyusutan arsip belum melakukan jadwal retensi arsip. Peminjaman arsip hendaknya mempergunakan lembar pengantar pinjam arsip, jangan hanya secara lisan. Surat atau arsip yang dikirim keluar dibuat duplikasinya, untuk dijadikan sebagai arsip. Perlu diadakan jadwal retensi arsip (JRA) sebelum melaksanakan kegiatan penyusutan, pemindahan, dan pemusnahan.
Martina Henda Apritasari
