PADA zaman modern saat ini, para remaja milenial pasti mengenal apa itu arsip karena banyaknya fitur media sosial yang dapat melakukan arsip chat hingga arsip postingan.
Arsip pribadi merupakan salah satu cabang dari Ilmu Kearsipan dan Genealogi dengan fokus pada pengumpulan dan pelestarian makalah atau hasil dokumentasi pribadi lainnya oleh individu yang bersangkutan.
Arsip pribadi merupakan bentuk paling sederhana untuk memulai arsip yang lebih besar seperti arsip keluarga bahkan hingga arsip negara.
Arsip keluarga merupakan sebuah langkah kecil yang berdampak besar bagi keluarga itu sendiri.
Menurut Undang-undang 52 Tahun 2009 tentang Perkembangan Kependudukan dan Pembangunan Keluarga, Bab I pasal 1 ayat 6, pengertian Keluarga adalah unit terkecil dari masyarakat yang terdiri dari suami istri; atau suami, istri dan anaknya; atau ayah dan anaknya (duda) atau ibu dan anaknya (janda).
Arsip keluarga akan tercipta sebagai endapan dari semua proses dinamika kehidupan. Keluarga sebagai unsur terkecil dalam masyarakat akan memberikan peran yang cukup besar kepada bangsa diawali dengan menerapkan sistem pengelolaan dari semua dokumen yang tercipta dan bernilai guna di masa yang akan datang.
Apabila dalam keluarga telah memahami arti pentingnya arsip dan memperlakukan arsip sebagai sumber informasi, maka terciptalah arsip yang tertata sesuai dengan fungsinya. Dan akan lebih baik jika dapat menerapkan sistem tersebut pada wadah yang lebih luas lagi, seperti diterapkan di lingkungan pekerjaan dari masing-masing anggota keluarga. Sehingga dapat menjangkau skala yang lebih luas lagi dan sampai pada level suatu bangsa atau negara. Karena tingkat keberadaan suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, orgaisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).
Tingkat kearsipan paling tinggi yaitu kearsipan suatu negara. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) merupakan salah satu Lembaga Pemerintah Non Kementerian yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Melalui arsip yang tersimpan di ANRI dapat tergambar perjalanan sejarah bangsa dari masa ke masa, sehingga memori kolektif bangsa ini harus benar-benar terjamin ketersediannya. Untuk itu, kearsipan harus dikelola melalui kegiatan manajemen kearsipan yang baik agar efektif dan efisien. Atau dengan kata lain, agar kearsipan dapat berjalan dengan efektif dan efisien, maka diperlukan manajemen kearsipan dalam pengelolaannya.
Manajemen kearsipan memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, hingga penyusutan arsip.
Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan (segala hal yang berkenaan dengan arsip).
Tujuan pengelolaan arsip yaitu terjaminnya ketersediaan, keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang diwujudkan dengan melaksanakan kegiatan-kegiatan pengelolaan arsip penciptaan, penggunaan, pemeliharaan termasuk penyimpanan, penyusutan arsip, akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses arsip secara efektif dan efisien.
Arsip yang digunakan dengan hati-hati dan tercatat dapat menjaga arsip dari kerusakan dan kehilangan sehingga arsip akan tetap tersedia. Karena itu, ruang penyimpanan arsip harus tetap terjaga dengan artian tetap kering atau tidak lembab, mempunyai ventilasi yang memadai, posisi lemari arsip di tempat yang tepat, serta rajin membersihan tempat kearsipan agar tidak ada hewan maupun debu yang melekat pada arsip atau ruangan tersebut.
Penyusutan arsip dapat dilakukan dengan kegiatan pemusnahan arsip, pemindahan arsip, atau penyerahan arsip statis, menyebabkan tempat penyimpanan menjadi longgar, sehingga arsip tidak rusak dan dengan demikian dapat menjamin ketersediaan arsip.
Keautentikan arsip dapat dijamin dengan kegiatan pengelolaan arsip yang dilakukan dengan prinsip obejektif, kebenaran, ketepatan, dan tanggungjawab.
Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip, yaitu setiap pejabat yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip harus melakukan pengawasan apakah suatu arsip sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya dan mengetahui serta mengawasi apakah sesuatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya atau tidak.
Rak arsip, filing cabinet, ruang kerja arsip diberi kunci, dan ketika petugas keluar ruangan, semuanya harus sudah terkunci agar arsip tetap terlindungi, terjamin, terpelihara, kukuh, dan aman demi keselamatan arsip itu sendiri,
Tujuan pengelolaan arsip diwujudkan melalui pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip dinamis dan statis.
Arsip statis adalah arsip yang tidak digunakan secara langsung, memiliki nilai guna kesejahteraaan, cepat habis retensinya, dan dipermanenkan oleh lembaga kearsipan. Sedangkan arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara yang disimpan selama jangka waktu tertentu.
Kegiatan pengelolaan arsip dinamis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan termasuk penyimpanan arsip, dan penyusutan arsip. Sedangkan kegiatan pengelolaan arsip statis meliputi kegiatan akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses arsip.
Tujuan akhir manajemen kearsiapan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa ilmu kearsipan sangatlah penting untuk diterapkan dan dipelajari lebih lanjut baik dalam ruang lingkup terkecil hingga ruang lingkup terbesar, baik dalam ruang lingkup keluarga hingga suatu bangsa dan dengan memperhatikan setiap manajemen pengelolaan kearsipan yang baik dan benar demi terwujudnya tujuan sebuah kearsipan.
