Organisasi Butuh Arsip Yang Dikelola Dengan Baik Dan Benar

SAAT INI, masih banyak yang belum mengenal apa itu arsip.

Bisa jadi karena profesinya tidak menyangkut tentang kearsipan. Bahkan, mahasiswa Jurusan Sekretaris masih ada yang belum paham arsip itu seperti apa.

Pengertian kearsipan

Pengertian kearsipan adalah suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan atau warkat secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dapat dicari dengan cepat atau diketahui tempatnya setiap diperlukan.

Pengertian arsip menurut UU RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Pengelolaan arsip

Pengelolaan arsip dilakukan menjadi 2 yaitu: arsip dinamis dan arsip statis.

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Pengelolaan arsip dinamis yaitu arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif.

Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus-menerus.

Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan.

Pemeliharaan arsip bagi organisasi

Pemeliharaan Arsip bagi organisasi secara fisik dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:

• Pengaturan ruangan

Ruangan penyimpanan arsip harus terjaga agar tetap kering (tidak terlalu lembab), terang (sinar matahari tidak terkena langsung).

• Pemeliharaan tempat penyimpanan.

Sebaiknya arsip disimpan di tempat-tempat yang terbuka, misalnya dengan menggunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan di tempat tertutup (seperti lemari), maka lemari tersebut harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembaban.

• Penggunaan bahan-bahan pencegah

Untuk menjaga keutuhan agar tetap baik dapat dilakukan secara preventif, yaitu dengan cara memberikan bahan pencegah kerusakan seperti kapur barus untuk mencegah serangga-serangga maupun kemungkinan-kemungkinan yang lain.

• Kebersihan

Ruangan arsip hendaknya senantiasa bersih dari segala macam debu. Untuk membersihkan debu dan ruangan maupun debu yang melekat di arsip sebaiknya digunakan alat penyedot debu (vacum cleaner). Arsip juga harus dibersihkan atau dijaga dari noda karat yang ditimbulkan oleh penggunaan klip dari logam dalam pemberkasan arsip.

Tempat penyimpanan arsip

Tempat penyimpanan arsip meliputi folder, map, filling cabinet, giude, dan lain-lain

Apa pentingnya arsip bagi organisasi?

Pentingnya arsip bagi organisasi yaitu sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi publik dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, dan akuntabilitas suatu kegiatan.

Mengapa arsip itu penting bagi organisasi?

Karena arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan. Arsip juga dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah dan juga dapat dijadikan alat pertanggung jawaban menajemen serta dapat dijadikan alat transparansi birokrasi.

Arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola dengan tertib dan teratur. Namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak tertib akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi.

Lalu bagaimana tujuan pengelolaan arsip diwujudkan?

Tujuan pengelolaan arsip yaitu terjaminnya ketersediaan, keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip diwujudkan dengan melaksanakan kegiatan-kegiatan pengelolaan arsip pencipta, penggunaan, pemeliharaan termasuk penyimpanan, dan penyusutan arsip (pengelolaan arsip dinamis), dan akuisi, pengolahan, prevensi, dan akses arsip (pengelolaan arsip statis) secara efektif dan efisien.

Bagaimana ketersediaan arsip itu dapat dijamin?

Ketersediaan arsip dapat diwujudkan melalui kegiatan penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, serta penyusutan yang baik dan benar.

Berdasarkan uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa setiap organisasi atau perusahaan sangat membutuhkan arsip. Arsip itu penting bagi organisasi atau perusahaan, karena berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan. Arsip juga dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah. Arsip perlu dipelihara agar tidak rusak dan penyimpanannya harus dilakukan secara teratur. Arsip bisa disimpan di folder, map, filling cabinet, giude, dan lain-lain, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat.