DI ZAMAN serba modern saat ini masih banyak yang belum mengenal apa itu Arsip.
Bisa jadi karena profesinya tidak menyangkut tentang kearsipan. Bahkan mahasiswa Jurusan Sekretaris masih ada yang belum paham arsip itu seperti apa.
Sebagai mahasiswa milenial tidak ada salahnya mengetahui apa itu kearsipan. Terlebih yang akan terjun ke dunia kerja administrasi perkantoran.
Arsip merupakan catatan atau surat yang ditulis, diketik, atau dicetak dalam bentuk huruf, angka, dan gambar, yang mempunyai makna dan tujuan tertentu sebagai bahan informasi dan komunikasi yang terekam pada berbagai media, seperti kertas, kertas film, dan media komputer.
Karenanya, arsip itu sangat penting. Sebab, arsip itu sebagai identitas dan jati diri organisasi. Arsip sebagai memori yang membantu ingatan, acuan, dan bahan pertanggungjawaban kehidupan atau kegiatan organisasi.
Arsip membantu penyelenggaraan organisasi baik untuk menetapkan kebijakan organisasi, untuk melakukan pembinaan atau pengembangan, dan pengelolaan organisasi.
Tahun 1967 merupakan suatu periode yang sangat penting bagi Arsip Nasional. Karena berdasarkan Keputusan Presiden 228/1967 tanggal 2 Desember 1967, Arsip Nasional ditetapkan sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen yang bertanggungjawab langsung kepada Presiden.
Undang Undang Nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan menyebutkan beberapa definisi mengenai arsip.
Pengertian Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Pengertian kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip (file)mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan, pemeliharaan arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria tertentu.
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi atau terus menerus.
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejahteraan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan lembaga kearsipan.
Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Penyusutan arsip adalah kegiatan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tiidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Penyelenggaraan kearsipan adalah keselurahan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematia meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efektif, efisien dan sistematis meliputi akuisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
Lalu bagaimana tujuan pengelolaan arsip diwujudkan?
Tujuan pengelolaan arsip yaitu terjaminnya ketersediaan, keautentiikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip diwujudkan dengan melaksanakan kegiatan-kegiatan pengelolaan arsip pencipta, penggunaan, pemeliharaan termasuk penyimpanan, dan penyusutan arsip (pengelolaan arsip dinamis), dan akuisi, pengolahan, prevensi, dan akses arsip (pengelolaan arsip statis) secara efektif dan efisien.
Dan bagaimana ketersediaan arsip itu dapat dijamin?
Ketersediaan arsip dapat diwujudkan melalui kegiatan penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, serta penyusutan yang baik dan benar.
Bagaimana penggunaan arsip itu dapat menjamin ketersediaan arsip?
Pencatatan peminjaman arsip itu memungkinkan pegawai arsip menjamin ketersediaan arsip, karena terpantau siapa yang pinjam, kalau sudah sampai batas waktu kembali pegawai bisa memintanya agar arsip dikembalikan dan dapat tersedia kembali.
Berdasarkan uraian definisi tersebut, dapat simpulkan bahwa idealnya setiap organisasi atau perusahaan sangat membutuhkan arsip. Karena setiap organisasi atau perusahaan pasti akan menyimpan dokumennya dalam suatu tempat secara teratur, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat.
