Arsip Pemerintahan Desa Perlu Dikelola Secara Baik Dan Benar

ARSIP Pemerintahan Desa merupakan sekumpulan naskah yang dibuat dan diterima oleh organisasi Pemerintahan Desa dan/atau Badan Permusyawaratan Desa (BPD) dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintahan Desa.

Secara umum, arsip terdiri dari 2 jenis, yakni:

1. Arsip Dinamis yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi kebangsaan pada umumnya yang terdiri dari arsip aktif dan arsip inaktif.
2. Arsip Statis yakni arsip yang digunakan secara tidak langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan administrasi negara tetapi mempunyai nilai pertanggungjawaban nasional.

Dan dasar hukum pengelolaan arsip yaitu:

1. Undang Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan kearsipan.
2. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang penyusutan arsip.
3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang tata kearsipan di lingkungan dan pemerintah daerah

Sedangkan pengelolaan administrasi Pemerintahan Desa secara teknis diatur dalam Permendagri Nomor 47 Tahun 2016 tentang Administrasi Pemerintahan Desa.

Tujuan pemberkasan arsip Pemerintah Desa adalah:

1. Menjaga kesatuan dan keamanan informasi.
2. Memudahkan penemuan kembali secara cepat dan lengkap.
3. Membantu proses penyusutan.

Sedang asas pengelolaan arsip Pemerintahan Desa adalah sebagai berikut :

1. Sentralisasi pada Sekretaris Desa (Sekdes).
2. Arsip disimpan setelah digunakan unit pengolah/kerja

Jika mengacu pada Permendagri Nomor 84 Tahun 2015 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Pemerintah Desa, maka pengelolaan administrasi dan kearsipan Pemerintahan Desa dikelola oleh Kaur Tata Usaha dan Umum.

Dalam Permendagri Nomor 20 Tahun 2018 tentang Pengelolaan Keuangan Desa disebutkan, kegiatan penataan administrasi desa masuk dalam bidang penyelenggaraan pemerintahan desa pada sub bidang Administrasi Kependudukan, Pencatatan Sipil, Statistik, dan Kearsipan. Kode rekening kegiatan ini adalah 1.3.03.

Beberapa hal yang perlu ditekankan dalam pengelolaan arsip Pemerintahan Desa yaitu:

1. Pembuatan Naskah Dinas

Pembuatan naskah dinas di Pemerintah Desa didasarkan pada keputusan Mendagri Nomor 3 Tahun 2005 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kabupaten/Kota, yang meliputi: penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang dan stempel Pemerintah Desa, serta kewenangan dan pelimpahan wewenang penandatangan naskah dinas. Jenis naskah dinas diantaranya adalah: Peraturan Desa, Keputusan Kepala Desa, Surat Dinas, Surat Edaran, Surat Undangan, Surat Kuasa, Surat Perjanjian, Surat Tugas, Berita Acara, Surat Keterangan, Pengumuman, dan Laporan. Naskah dinas di Pemerintah Desa ditandatangani oleh Kepala Desa. Kewenangan penandatanganan naskah dinas dapat dilimpahkan kepada pejabat setingkat dibawah kepala desa dengan menggunakan atas nama (a.n).

2. Pengurusan Surat

Di tingkat Pemerintah Desa yang mempunyai ruang lingkup kerja yang kecil, asas pengurusan surat yang tepat diterapkan adalah asas sentralisasi, yaitu pengelolaan surat masuk dan surat keluar dilaksanakan secara terpusat pada Sekretariat Desa sebagai Unit Kearsipan. Pengelolaan surat masuk di Unit Kearsipan diantaranya adalah penerimaan, pencatatan, pengendalian dan pendistribusian ke Unit Pengolah. Kemudian di Unit Pengolah, surat masuk diproses dan ditindaklanjuti sesuai disposisi Kepala Desa dan setelah selesai dikembalikan ke Unit Kearsipan atau Sekretariat.

Untuk pengelolaan surat keluar, langkah pertama yang dilaksanakan Unit Pengolah yaitu penyusunan dan penandatanganan yang pejabat yang berwenang, dalam hal ini Kepala Desa atau pejabat yang setingkat dibawahnya, baru kemudian diproses di Unit Kearsipan dalam pengendalian dan pengiriman surat tersebut. Pengurusan surat di tingkat Pemerintah Desa menggunakan sistem agenda karena volume surat masih tergolong sedikit.

3. Penataan dan Penggunaan Arsip

Proses penataan arsip merupakan point penting dalam mewujudkan ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya. Oleh karena itu harus benar-benar dilaksanakan sesuai dengan kaidah yang benar dan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Tahapan daam penataan arsip aktif yaitu: memeriksa arsip yang akan diberkaskan dengan melihat tanda perintah simpan dan kelengkapan berkas, memberikan indeks pada arsip dengan menentukan kata tangkap terhadap isi informasi arsip yang akan disimpan, memberikan kode klasifikasi di sudut kanan arsip dengan pensil, kemudian memasukkan arsip ke dalam folder yang sudah ditandai per kode klasifikasi dan disimpan di filling kabinet.

Sedangkan untuk arsip inaktif tahapannya adalah : mendata arsip inaktif pada tempat penyimpanan sesuai dengan JRA, memisahkan arsip inaktif dari tempat penyimpanan arsip aktif, menata arsip ke dalam folder dan boks arsip sesuai dengan kode klasifikasi arsip, melabeli boks arsip dengan Unit Pengolah, nomor arsip dan tahun penciptaan arsip kemudian membuat Daftar Arsip Inaktif.

Untuk menjaga kelestarian arsip tentunya arsip juga harus benar dalam pemeliharaannya. Penyimpanan arsip dijauhkan dari sinar matahari dan bahan yang mudah terbakar, dan disimpan di tempat ruangan yang bersih, tidak bocor, jauh dari resiko kemungkinan banjir dan sirkulasi udara baik, sesekali memberi kapur barus pada tempat penyimpanan arsip, dilakukan sterilisasi dari jamur dan serangga perusak arsip, dan dijaga suhu dan kelembaban ruangan.

4. Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip melalui pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, memusnahkan arsip yang sudah tidak bernilai guna atau habis jangka simpannya, dan menyerahkan arsip ke Lembaga Kearsipan Daerah. Tujuan dari penyusutan arsip adalah menjamin tersedianya arsip yang benar-benar bernilai guna dan mengurangi volume arsip yang semakin lama tentunya semakin menumpuk. Penyusutan arsip manfaatnya adalah tertatanya arsip Pemerintah Desa, efisiensi penggunaan ruangan, tenaga, dan dana serta terselamatkannya arsip yang bernilai guna sekunder sebagai bahan bukti pertanggungjawaban.

Penyusutan arsip dilaksanakan di Sekretariat Desa oleh Sekretaris Desa sebagai penanggung jawab Unit Kearsipan. Penyusutan arsip dilakukan secara periodik minimal lima tahun sekali dan harus dilakukan sesuai dengan prosedur dengan didokumentasikan dan dibuat Daftar Arsip dan Berita Acara.

Khusus untuk pemusnahan arsip, arsip harus dimusnahkan secara total dengan cara dibakar habis, dicacah atau dilebur (pulping) sehingga tidak bisa dikenali bentuk maupun informasinya. Pemusnahan dilakukan oleh Unit Kearsipan, Unit Pengolah hanya memusnahkan duplikasi/penggandaan dan non arsip sesuai dengan prosedur pemusnahan. Pemusnahan arsip melalui tahapan: membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan, mengajukan persetujuan pemusnahan arsip untuk menghindari musnahnya arsip yang masih bernilai guna, membuat berita acara pemusnahan arsip, dan pemusnahan arsip harus disaksikan oleh Bagian Hukum dan/atau pengawas dari Pemerintah Kabupaten.