PADA UMUMNYA, para keluarga di masyarakat kita tidak terbiasa menghitung beban biaya dan kerugian akibat ketidakakuratan, ketidaklengkapan, dan ketidakamanan terhadap arsip keluarga yang dimilikinya. Sehingga mempengaruhi produktivitas keluarga sebagai anggota masyarakat dan warga bangsa.
Arsip keluarga adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat dan diterima oleh anggota keluarga dalam mendukung aktivitas keluarga.
Arsip keluarga terbentuk dari hasil kumpulan berkas anggota keluarga mulai dari bapak, ibu, anak, dan sebagainya. Contoh arsip keluarga, yaitu arsip surat tanah, akta kelahiran, kartu keluarga, piagam penghargaan, sertifikat, ijazah sekolah, dan sebagainya yang disimpan dalam satu tempat penyimpanan dokumen.
Arsip keluarga merupakan data penting bagi setiap anggota keluarga untuk berbagai kepentingan, seperti urusan rumah tangga, kantor, sekolah, bank, pajak, asuransi, dan lainnya.
Arsip keluarga harus dikelola secara benar berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan sehingga dapat menjamin ketersediaan arsip keluarga yang lengkap dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
Arsip keluarga menjadi bukti dan penanda aktivitas yang dilakukan oleh seluruh anggota keluarga.
Pengelolaan arsip keluarga dapat dilakukan secara mandiri oleh setiap penciptaan, pemberkasan, perlindungan, danpenyelamatan arsip statis keluarga secara selektif sebagai memori kolektif pada lembaga kearsipan.
Penyimpanan arsip keluarga secara efisien menjadi kebutuhan. Karena sumber-sumber informasi yang terekam dalam arsip keluarga ketika dibutuhkan dapat tersedia dalam waktu yang cepat.
Apabila setiap keluarga di Indonesia sadar akan arsip, dalam arti menyimpan arsi-arsipnya dengan baik, bukan tidak mungkin apabila ada kegiatan sensus penduduk, mereka tidak lagi kerepotan mencari-cari arsip yang diperlukan untuk mengisi data kendudukan.
Dengan demikian, kebijakan yang akan dihasilkan Pemerintah pun diharapkan lebih tepat sasaran dengan berpedoman pada data-data kependudukan yang diisi sesuai dengan kondisi keluarga yang tercermin dalam arsip-arsipnya.
Biasanya, arsip-arsip keluarga disimpan di map arsip dan dimasukkan ke dalam rak khusus untuk arsip. Saat menyimpan arsip, dilakukan klasifikasi atau pengelompokkan arsip.
Arsip sekolah misalnya, disimpan di arsip sekolah. Dan itu pun masih diklasifikasi lagi.
Arsip keluarga sebaiknya dibersihkan setidaknya setiap 3 bulan sekali. Dan sesekali, arsip keluarga yang disimpan itu diteliti kembali. Apakah masih layak disimpan atau sudah bisa dibuang karena jangka waktu pakainya sudah habis. Kegiatan yang dilakukan itu dalam manajemen kearsipan disebut penyusutan.
