SERINGKALI kita dibuat bingung, bahkan sampai kesal dan emosi bila saat kita mencari ijazah atau Kartu Keluarga (KK) tidak juga ketemu.
Tidak jarang, kita lalu memarahi seluruh anggota keluarga karena tidak ada yang tahu keberadaan barang yang kita cari itu. Semua bingung mencari, hingga kita harus menumpahkan seluruh isi lemari.
Itulah gambaran singkat bila kita tidak peduli dan sering mengabaikan arsip keluarga kita.
Di lingkungan atau wilayah, warga tentu mempunyai arsip-arsip yang penting, tetapi sering dianggap tidak penting karena tidak setiap hari digunakan atau dibutuhkan. Karena kita jarang menggunakannya sehingga kita menyimpannya secara asal-asalan. Atau malah cenderung sangat privat, sehingga dalam menyimpannya pun kadang kita lupa dimana letaknya.
Berikut ini adalah beberapa pertanyaan mengenai pembahasan pengelolaan arsip pribadi:
- Apa itu pengelolaan arsip?
- Mengapa mengelola arsip pribadi itu penting?
- Bagaimana cara mengelola arsip pribadi?
- Kapan pengelolaan arsip pribadi dimulai?
Dari 4 pertanyaan diatas mari kita jelaskan satu prsatu mengenai pengolaan arsip pribadi:
- Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan dan pencapaian tujuan. Dari pengertian diatas kita dapat simpulkan bahwa pengelolaan arsip adalah proses pengendalian secara efisien, efektif, dan sistematisyang meliputi kebijaksanaan, pengawasan mengenai sumber informasi yang direkam.
- Arsip merupakan sesuatu yang sangat penting untuk kita pribadi, bahkan di organisasi atau lembaga-lembaga semua mempunyai arsip. Bahkan semua orang pun memiliki arsip. Arsip merupakan rekaman kegiataan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiataan. Jadi, arsip itu sangat penting untuk siapapun dan kapanpun. Setiap pribadi harus memiliki arsipnya sendiri-sendiri sesuai kebutuhan dan kegiataan yang telah ia lewati. Pengelolaan arsip pribadi yang baik sangat penting untuk mendukung pengelolaan dokumen pribadi untuk menjalankan hidup kita kedepannya.
- Adapun cara mengelola arsip Pribadi antara lain:
- a) Document keeper
Seperti map folder, hanya saja didalamnya dilengkapi kantong-kantong plastik berukuran folio untuk menyimpan arsip. Umumnya dilengkapi resleting sehingga arsip tidak mudah keluar. Document keeper ini dugunakan untuk menyimpan arsip ijazah, sertifikat, piagam, akta-akta, polis asuransi, dan sejenisnya dengan ukuran maksimal folio atau F4.
- b) Album Foto
Ada dua jenis album, yaitu album yang mengharuskan foto terekat erat dan album dengan kantong-kantong plastik seperti document keeper.
- c) CD Box atau CD Bag
Digunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang terekam dalam media optical disk. Untuk lebih memudahkan pencarian, berikan label pada tiap keping CD. CD dapat diurutkan berdasarkan abjad, subjek, atau kronologi (Tahun). Usahakan untuk membersihkan kepingan CD minimal sepekan sekali agar tidak mudah berdebu sehingga tidak menganggu isi informasinya di dalam.
- d) Handling Folder Bag
Digunakan untuk menyimpan arsip struk-struk belanja, tagihan rekening dan sejenisnya.Ukurannya bermacam-macam dan memiliki warna yang cukup variatif.
- e) Label
Untuk menyimpan arsip, sebaiknya berikan pada label tiap-tiap sarana simpan untuk mengetahui arsip apa saja yang disimpan dalam media tertentu, tidak hanya pada sarana optical disk.
- Kapan pengelolaan arsip itu dimulai?
Sejak kita dilahirkan, sesungguhnya manusia sudah mulai membuat arsip,yaitu dicatat kelahirannya oleh dokter atau bidan (pihak rumah sakit) sampai pengurusan prosedur administrasi hingga terbitnya akta kelahiran kita. Hal ini merupakan arsip pertama yang bersifat permanen dan penting dan akan terus dipakai sepanjang masa.
Dalam perjalanan hidup kita akan tercipta arsip-arsip lain seiring dengan kehidupan yang berjalan. Lulus sekolah kita mendapatkan Ijazah (arsip), umur 17 tahun sudah membuat KTP (arsip), membuat SIM Kendaraan bermotor atau mobil (arsip), Akta Tanah (arsip), jika sudah menikah kita akan membuat buku nikah dan Kartu Keluarga (arsip), bahkan saudara atau orang tua kita meninggal kita mengurus arsip yaitu Surat Keterangan Kematian dan kartu berharga lainnya. Semua yang disebutkan tadi merupakan arsip, yang akan kita dapatkan dalam perjalanan hidup ini.
Pengelolaan arsip pribadi perlu dimengerti dan dipahami agar dapat kita gunakan dalam kehidupan sehari-hari. Arsip pribadi bisa memberikan informasi yang jelas mengenai diri kita. Kita dapat berkenalan dengan seseorang melalui arsip pribadi kita, seperti KTP, SIM, Kartu Pelajar atau Mahasiswa, Ijazah, Sertifikat dan arsip penting lainnya. Pengelolaan arsip tergantung kita pribadi, mau mengelolanya seperti apa agar tidak mudah rusak dan hilang.
Arsip pribadi menunjukkan jati diri kita. Sekalipun arsip tersebut ada yang dianggap tidak penting. Tetapi arsip yang dianggap tidak penting itu sewaktu-waktu pasti akan digunakan dan dicari. Jadi, kita harus menyimpan dan mengelola arsip pribadi kita secara baik dan benar. Dan jka kita sudah berkeluarga, kita harus bisa mengelola dan menyimpan arsip keluarga kita dengan benar. Karena terdapat data-data dan informasi penting mengenai keluarga kita didalam arsip tersebut. (ls)
