PENGELOLAAN arsip dinamis di sekolah diharapkan mendapat suatu hasil yang baik dan mencapai hasil yang memuaskan.
Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip yang dilakukan secara efektif dan efesien.
Pengelolaan arsip dinamis meliputi penciptaan arsip dan penyusutan arsip di suatu sekolah.
Pengelolaan arsip dinamis di Bagian Tata Usaha (TU) SMA Pangudi Luhur Sedayu, Kabupaten Bantul ini bertujuan agar sistem pengarsipan dapat dilakukan secara rapi. Dan ketika arsip dibutuhkan, mudah ditemukan.
Pengelolaan arsip dinamis itu sangat penting karena sebagai sumber memori dan informasi.
Pengelolaan kearsipan dinamis di Bagian TU SMA Pangudi Luhur Sedayu sangat penting, karena kegiatan kearsipan perlu dikelola untuk mendukung dalam suatu informasi.
Tujuan pengelolaan kearsipan dinamis di Bagian TU SMA Pangudi Luhur Sedayu ini adalah dengan memilah-milah setiap surat atau dokumen yang masuk ke sekolah. Misalnya ada dokumen dinas dan yayasan. Setiap dokumen ditulis di buku besar tersendiri untuk masing – masing surat atau dokumen. Jika ada yang mencari surat masuk dari Dinas A tinggal mencari di buku besar dan tertulis pada nomor 51/B dan dicari di box file penyimpanannya. Hal tersebut mempermudah mereka dalam mencari surat atau dokumen.
Dalam pengelolaan arsip dinamis itu perlu didukung ruang penyimpanan arsip.
Lokasi dalam penyimpanan itu perlu karena dalam penyimpanan arsip itu sebaiknya berada di luar yang dapat menyimpan arsip atau dokumen-dokumen sekolah.
Ruangan arsip sebaiknya dilengkapi dengan penerangan dan AC karena dapat memberikan kelembaban di ruangan tersebut.
Ruangan arsip tersebut selalu bersih sehingga tidak terjadi kerusakan terhadap arsip atau dokumen-dokumen sekolah.
Dalam penataan kearsipan tidak hanya ditumpuk saja. Karena jika tidak diatur, maka data tersebut akan tercecer ataupun hilang. Pengelolaan arsip dinamis itu penting. Karenanya perlu diatur dengan rapi, sehingga saat mencari arsip akan mudah ditemukan.
Ada beberapa komponen penting dalam penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis, yaitu:
- Klasifikasi arsip
- Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip
Ruang Tata Usaha di SMA Pangudi Luhur Sedayu memiliki satu ruangan.
Ruang TU ini berada dekat dengan ruang Kepala Sekolah, sehingga memudahkan para pegawai staff Tata Usaha dan guru dalam berinteraksi.
Ruangan TU ini lumayan luas dan bersih, sehingga lebih leluasa dalam mecari arsip atau dokumen-dokumen sekolah.
Di ruang TU ini ada beberapa perabotan seperti kursi untuk tamu, almari untuk menyimpan arsip atau dokumen, telepon, dan komputer.
Pengelolaan arsip dinamis di Bagian TU SMA Pangudi Luhur Sedayu sudah dilakukan dengan cara yang baik dan benar. Pengelolaan dilakukan oleh tenaga profesional di bidang kearsipan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
