PENGELOLAAN Arsip Dinamis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah (KAPD) Kota Yogyakarta sudah sepenuhnya dilakukan sesuai dengan pedoman tata kearsipan yang ada. Hal ini dapat dilihat dari penggunaan berbagai fasilitas arsip yang sudah memadai baik dari segi kualitas maupun kuantitasnya.
Sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan pokok soal atau subjek dan azas yang digunakan adalah azas kombinasi. Sebagian besar petugas atau pengelola kearsipan sudah mendapatkan pelatihan atau diklat dan bimbingan teknis kearsipan.
Hambatan-hambatan yang timbul dalam pengelolaan arsip dinamis adalah jumlah tenaga kearsipan yang masih kurang, minimnya anggaran, dan ruang tempat penyimpanan arsip dinamis inaktif yang lembab.
Sedang usaha yang dilakukan untuk mengatasi hambatan tersebut antara lain mengirimkan pegawai untuk mengikuti diklat dan bimbingan teknik tentang kearsipan, megajukan tambahan anggaran, dan menggunakan kipas angin untuk mengatur suhu udara.
Proses pengelolaan arsip dinamis di Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah yaitu:
- Penciptaan Arsip Dinamis
Proses pelaksanaan pengelolaan suatu arsip dalam hal penciptaan arsip dinamis dimulai dari adanya surat masuk.
Proses penciptaan arsip dinamis yang secara umum dilaksanakan pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Dareah Kota Yogyakarta yak
a. Pengurusan surat masuk
b. Pencatatan dalam sistem
c. Disposisi
d. Pengurusan surat keluar
2. Proses Penyimpanan Arsip
Proses penyimpanan arsip dinamis tergantung dari sifat arsip dinamis yaitu aktif atau inaktif.
Adapun proses penataan arsip aktif pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Yogyakarta adalah sebagai berikut:
- Surat yang akan ditindaklanjuti pada proses penyimpanan dapat dilihat pada berkas berdasarkan kegiatan atau isi surat perihal.
- Masing-masing berkas diberi kode klasifikasi dan indeks berkas.
- Untuk menjamin keutuhan dan kelengkapan informasi dalam berkas sebagaimana dimaksud pada huruf a dan b digunakan kartu atau lembar tunjuk silang bagi berkas yang terkait dan terpisah penyimpanannya.
- Penataan berkas sebagaimana dimaksude pada huruf a, b, dan c harus menjamin dapat ditemukannya kembali arsip dengan cepat, tepat, dan lengkap pada saat digunakan.
- Arsip aktif disimpan di masing-masing Unit Pengolah.
Unit Pengolah pada Kantor Arsip dan Perpustakaan yaitu Sub Bidang Pembinaan Kearsipan dan Sumber Daya Manusia Kearsipan, Sub Bidang Pengelolaan Arsip Inaktif, Sub Bidang Pengolahan dan Perawatan Arsip Statis, Sub Bidang Penelusuran dan Akuisi Arsip, serta Bidang Perpustakaan.
Proses penataan arsip inaktif pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Yogyakarta adalah sebagai berikut :
- Unit Kearsipan melakukan penataan arsip inaktif berdasarkan prinsip asal usul (instansi/lembaga/perorangan) dan aturan asli sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing.
- Unit Kearsipan melaksanakan penelusuran arsip yang saling terkait dan mencantumkan tunjuk silang pada daftar yang bersangkutan.
- Kantor Arsip dan Perpustakaan sebagai unit pengolah menyimpan arsip inaktif yang retensinya kurang dari 10 tahun.
- Kantor Arsip dan Perpustakaan sebagai unit kearsipan menyimpan arsip inaktif yang retensinya 10 tahun atau lebih.
- Penyusutan dan Pemusnahan
Penyusutan dan pemusnahan adalah tahap akhir dalam proses pengolaan arsip dinamis. Perihal penyusutan dan pemusnahan dilakukan oleh tim dari unit yang ingin melakukan pemusnahan. Adapun indikator penyusutan dan pemusnahan adalah sebagai berikut :
- Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Yogyakarta melaksanakan pemusnahan arsip yang memiliki retensi 10 tahun atau lebih sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan .
- Arsip yang memiliki retensi 10 tahun atau lebih dilakukan penilaian oleh tim.
- Tim sebagaimana dimaksud pada huruf b dibentuk oleh gubernur dari unsur anggota terdiri dari : a. SKPD pencipta arsip b. BPAD dan b. Arsiparis
- Penelitian arsip dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- Pelaksanaan pemusnahan sebagaimana dimaksud pada huruf a harus disaksikan oleh unsur di bidang hukum.
- Pemusnahan arsip sebagaiamana dimaksud pada huruf a dilaksanakan secara kimiawi, yaitu dengan cara dileburkan sehingga hasil dari pemusnahan arsip dapat menjadi bahan olahan kertas daur ulang.
- Pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan bukti pemusnahan yang terdiri dari :
a. Surat keputusan kepala SKPD tentang pemusnahan arsip.
b. Berita acara yang dilengkapi daftar arsip yang dimusnahkan.
c. Surat perjanjian pemusnahan dengan pihak yang memusnahkan arsip.
Kesimpulan
Dari uraian dan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta sudah sepenuhnya dilakukan sesuai dengan pedoman tata kearsipan yang ada. Hambatan-hambatan yang timbul dalam pengelolaan arsip dinamis sudah dapat diatasi sehingga pengelolaan arsip dinamis dapat berjalan dengan baik. Proses pengelolaan arsip dinamis terbagi menjadi 3, yaitu penciptaan arsip, proses penyimpanan arsip, serta penyusutan dan pemusnahan arsip yang sudah berjalan dengan lancar.
