ARSIP merupakan catatan sebagai memori kolektif keberadaan suatu lembaga atau institusi.
Dalam Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan , organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Perguruan tinggi sebagai lembaga pendidikan memiliki dokumen administrasi dan akademis. Sebagai lembaga pendidikan, perguruan tinggi paling banyak menghasilkan dokumen karya ilmiah (seperti dokumen vital, penting, dan berguna) yang harus diamankan.
Oleh karena itu, perguruan tinggi perlu membentuk unit kerja pengelola kearsipan, merekrut tenaga pengelola atau arsiparis yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan, segera menginventarisir arsip-arsip yang bernilai guna tinggi, arsip sejarah lembaga dan arsip karya ilmiah, serta arsip penelitian.
Adanya kebijakan pimpinan perguruan tinggi diharapkan dapat mengembangkan kegiatan kearsipan.
Dengan dibentuknya unit kearsipan diharapkan akan lebih menjamin tidak terulangnya kejadian yang timbul dimasa lalu yang tidak terdokumen dengan baik, sehingga terselamatkan dari kemusnahan, terhindar dari kemungkinan terjadinya penyontekan hasil-hasil penelitian.
Secara umum, tujuan atau hasil capaian yang diinginkan dengan keberadaan unit manajemen asrip adalah:
- Terdapat sistim informasi kearsipan berwawasan teknologi mutakhir sehingga mudah diakses atau dicari kembali, dan terstruktur.
- Penyimpanan arsip tertata rapi, teratur, dan lengkap, tahap per tahap arsip secara kronologinya semua ada.
- Arsip yang disimpan terpercaya, dokumennya vital, ada sumber aslinya, serta dapat dipertanggung jawabkan.
Sedang secara khusus, tujuan yang hendak dicapai dengan adanya unit manajemen arsip antara lain adalah:
- Meningkatkan kemampuan kinerja arsip perguruan tinggi agar tercapai efektivitas dan efisiensi sebagai unsur penunjang yang memiliki jati diri sebagai unit kearsipan yang melayani pelaksanaan tugas di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
- Menghasilkan sistem pengumpulan dan penyajian informasi kearsipan yang akuntabel untuk menunjang kelancaran tugas perguruan tinggi.
- Meningkatkan kualitas sumberdaya manusia pengelola kearsipan agar memiliki keahlian di bidang manajemen kearsipan dinamis dan manajemen kearsipan statis yang profesional dengan semangat otonomi perguruan tinggi, efisien daan efektif.
- Meningkatkan fasilitas sarana prasarana penunjang kegiatan kearsipan guna menelaah, menganalisis dan menyajikan data yang berhubungan dengan arsip dinamis dan arsip statis untuk kepentingan perguruan tinggi dan layanan publik.
Fungsi unit manajemen arsip di perguruan tinggi adalah untuk mengelola dan menyelamatkan dokumen atau arsip dengan:
- Mengembangkan pelestarikan arsip statis atau dokumen bernilai guna permanen untuk kepentingan layanan publik;
- Melaksanakan pengembangan sistem kearsipan dinamis;
- Melaksanakan pemeliharaan, pengawasan, perawatan arsip inaktif dan arsip statis;
- Menyelenggarakan penyelamatan sumber-sumber kearsipan;
- Melaksanakan transkripsi dan transliterasi arsip;
- Menyelenggarakan alih media dan otomasi arsip;
- Melaksanakan pemasyarakatan atau publikasi kearsipan
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Sementara itu, tujuan manajemen arsip adalah untuk menyatukan informasi, memudahkan akses dan penemuan kembali informasi, mengamankan arsip, serta meningkatkan pemanfaatan dan pendayagunaan arsip.
