Arsip Keluarga Perlu Dikelola

PADA saat ini, masih banyak masyarakat yang kurang memperhatikan pentingnya pengelolaan arsip keluarga.

Hal ini disebabkan karena frekuensi penggunaan arsip keluarga yang rendah, atau bahkan jarang sekali digunakan.

Sebenarnya, walaupun arsip keluarga jarang digunakan, tetapi harus dikelola dengan baik. Agar sewaktu-waktu arsip keluarga dibutuhkan, dapat tersedia dengan aman dan mudah mendapatkannya.

Mahasiswa sebagai bagian dari keluarga harus bisa mengelola arsip dengan baik dan tertata.

Mengelola arsip dalam lingkup keluarga juga bisa dijadikan bahan belajar sebelum menjangkau pengelolaan kearsipan dalam lingkup yang lebih luas, seperti pengelolaan arsip daerah dan pengelolan arsip negara.

Pengertian pemeliharaan (maintenance)

Pemeliharaan (maintenance) adalah suatu kombinasi dari berbagai tindakan yang dilakukan untuk menjaga suatu barang atau memperbaikinya sampai suatu kondisi yang bisa diterima.

Pengertian Arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi, kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Pengertian arsip keluarga

Keluarga adalah unit terkecil dari masyarakat yag terdiri dari kepala keluarga dan beberapa orang yang berkumpul dan tinggal di suatu tempat dibawah satu atap dalam keadaaan saling ketergantungan (Departemen  Kesehatan RI 1988).

Sedang Arsip Keluarga adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat dan diterima oleh angota keluarga dalam mendukung aktivitas keluarga. Arsip keluarga terbentuk dari hasil kumpulan berkas anggota keluarga mulai dari bapak, ibu, anak, dan sebagainya.

Peran penting keluarga dalam pemeliharaan arsip

Arsip keluarga secara natural akan tercipta dari semua proses dinamika kehidupan. Keluarga sebagai unsur terkecil dalam masyarakat akan memberikan peran yang cukup besar kepada bangsa diawali dengan menerapkan sistem pengelolaan dari semua dokumen yang tercipta dan bernilai guna.

Apabila dalam keluarga telah memahami arti pentingnya arsip dan memperlakukan arsip sebagai sumber informasi, maka terciptalah arsip yang tertata sesuai dengan fungsinya. Harapannya, dapat menerapkan sistem tersebut pada wadah yang lebih luas lagi, seperti diterapkan di lingkungan pekerjaan masing-masing anggota keluarga. Sehingga dapat menjangkau skala yang lebih luas pada level suatu bangsa. Karena tingkat keberadaan suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya.

Dari semua aset yang ada dalam keluarga, arsip merupakan warisan yang tak ternilai harganya dibandingkan dengan benda warisan lainnya. Karena arsip merupakan bukti otentik dari setiap peristiwa yang terjadi terekam dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi dan informasi.

Arsip merupakan warisan dari generasi ke generasi perlu dirawat, dipelihara dari berbagai faktor yang dapat merusak baik fisik maupun informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut.

Dalam pengelolaan arsip keluarga tentu tidak mutlak dilaksanakan sebagaimana pengelolaan arsip yang diatur dalam Undang Undang Kearsipan. Tetapi cenderung lebih simple yaitu arsip tertata dari penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, dan penyusutan. Penyelamatan informasi dan penemuan kembali arsip dengan cepat bila diperlukan merupakan titik balik terdepan dalam pengelolaan arsip.

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan sehari-hari dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Arsip dinamis dibedakan menjadi dua, yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif.

Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus menerus, dapat berupa rencana kegiatan tahunan, rencana anggaran keluarga, catatan harian keluarga, KTP, STNK, SIM, BPKB, pasport, kartu keluarga, kartu pelajar, kartu kesehatan, lembar kegiatan sekolah, informasi sekolah, buku tahungan, dan sebagainya.

Arsip dinamis inaktif merupakan arsip aktif yang frekuensi penggunaannya telah menurun, disimpan karena nilai guna yang terkandung di dalamnya.

Arsip dinamis in aktif dapat berupa laporan hasil semester, dokumen kesehatan, surat pajak tahunan, akta kelahiran, polis asuransi, deposito, sertifikat atau piagam, surat keterangan berharga dan sebagainya.

Arsip statis adalah arsip yang karena memiliki sifat guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan permanen.

Arsip statis dapat berupa silsilah atau sejarah keluarga, akta rumah, akta tanah, akta nikah, akta kematian, surat keterangan adopsi, ijazah, dan sebagainya.

Arsip keluarga tentunya tidak terbatas dalam bentuk tekstual, tetapi juga berbentuk non tekstual, seperti foto, video, film, rekaman suara, micro film, dan sebagainya.

Langkah penataan dan penyimpanan arsip keluarga

Langkah awal yang dilakukan dalam penataan arsip keluarga adalah pemeriksaan terhadap katagori arsip tersebut, kemudian memberkaskan sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralaatan yang tersedia. Untuk arsip pribadi biasanya ditata atau disimpan dengan menggunakan nama orang (abjad). Sedangkan untuk arsip yang lainnya ditata atau di simpan berdasarkan subjek yang terkandung dalam arsip tersebut.

Sarana yang digunakan untuk menyimpan arsip bisa berupa document keeper dengan guide yang berfungsi sebagai petunjuk ke tempat file yang diinginkan, folder, sekat untuk pemisah antara arsip satu dengan lainnya.

Filling cabinet merupakan sarana yang ideal untuk penyimpanan arsip yang telah tertata baik secara subjek maupun abjad. Karena bahannya yang terbuat dari metal tahan api, rayap, dan suhu atau kelembaban udara.

Penataan atau penyimpanan arsip berdasarkan subjek atau masalah bisa diterapkan terhadap arsip yang sifatnya umum, yaitu surat nikah, sejarah atau silsilah keluarga, arsip identitas keluarga seperti KTP, SIM, kartu pelajar (dicopy karena yang asli sebagai arsip aktif yang selalu ada pada pemilik kartu), kartu sehat, pasport, akta tanah, depisito bank, BPKB, dan sebagainya.

Masing-masing ditata terpisah dan diberi title sesuai dengan subjek masalah, kemudian dimasukkan pada satu document keeper yang diberi title pula. Tetapi jika jumlah arsip banyak bisa disimpan pada masing-masing keeper yang berlainan berdasarkan persamaan masalah. Penerapan warna yang konsiten dapat membantu penemuan kembali arsip dengan cepat.

Dalam penataan arsip efisiensi tempat juga perlu diperhatikan. Pentaan atau penyimpanan arsip foto bisa menggunakan album foto yang ditata secara kronologis, sehingga memori yang tersimpan bisa berurutan sesuai dengan waktu tenciptanya arsip foto.

Langkah kedua pengaturan ruangan agar tetap kering (tidak lembab) dan terang (tidak terkena sinar matahari langsung).

Langkah ketiga penggunaan bahan pencegah seperti kapur barus agar terhindar dari serangga. Dan langkah keempat menjaga kebersihan agar terhindar dari debu dan karat.

Pengelolaan arsip keluarga merupakan sebuah langkah kecil yang besar. Arsip keluarga merupakan bukti keberadaan individu sebagai satuan terkecil dalam masyarakat yang memiliki hak dan kewajiban yang di jamin oleh Negara.

Kesadaran dalam mengelola arsip keluarga merupakan kontribusi individu untuk kemajuan angota keluarga yang berperan mendukung aktivitas keluarga dalam penerapanya di lingkungan pekerjaan atau lingkungan sosial lainnya. Hal tersebut merupakan wujud peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan kearsipan.